İngiltere'de Confirmation Statement Nasıl Verilir?

İngiltere'de kayıtlı her limited şirket, yılda en az bir kez Companies House'a Confirmation Statement (eski adıyla Annual Return) sunmak zorundadır. Bu beyanname, şirketin kayıtlı adresi, ortakları, direktörleri ve hisse yapısı gibi temel bilgilerin güncel ve doğru olduğunu teyit eder. Confirmation Statement sunulmaması, şirketin silinmesine ve direktörler hakkında yasal işlem başlatılmasına yol açabilir.

Hızlı Cevap

Confirmation Statement, her yıl Companies House'a online olarak sunulur. Başvuru ücreti yılda £34'tür. Son tarih, şirketin kuruluş tarihinden veya bir önceki beyanname tarihinden itibaren 12 aydır; ancak sunum için ek 14 günlük süre tanınır.

Confirmation Statement Nedir?

Confirmation Statement, İngiltere'de tescilli limited şirketlerin ve LLP'lerin Companies House'a sunmakla yükümlü olduğu yıllık bir yasal belgedir. Bu belge, şirkete ait kritik bilgilerin doğruluğunu resmi olarak onaylar. Confirmation Statement ilk kez 30 Haziran 2016 tarihinde, Annual Return'ün yerini almak üzere yürürlüğe girmiştir. Annual Return'den temel farkı şudur: Confirmation Statement, değişiklik bildiriminden çok mevcut bilgilerin doğrulama belgesidir.

Confirmation Statement aşağıdaki bilgileri kapsar:

• Şirketin kayıtlı adresi
• Direktörler ve (varsa) şirket sekreteri
• Kayıtlı hissedarlar ve hisse yapısı
• SIC kodu (şirketin faaliyet alanı kodu)
• PSC (Persons with Significant Control — Önemli Kontrole Sahip Kişiler) kaydı
• Hisse transferleri (varsa)

Confirmation Statement Nasıl Sunulur?

Confirmation Statement sunma süreci adım adım aşağıdaki şekilde işler:

1. Companies House WebFiling hesabına giriş yapın. find-and-update.company-information.service.gov.uk adresinden şirket numaranız ve Authentication Code ile oturum açın. Authentication Code, şirket kurulumu sırasında Companies House tarafından posta ile gönderilir.

2. Confirmation Statement formunu açın. Şirket profilinizde "File a confirmation statement" seçeneğini tıklayın.

3. Mevcut bilgileri inceleyin. Sistem, kayıtlı bilgileri otomatik olarak listeler. Direktör, adres veya hissedar bilgilerinde değişiklik varsa bu aşamada güncelleyin.

4. SIC kodunu doğrulayın. Şirketin faaliyet alanı değiştiyse yeni SIC kodunu seçin.

5. PSC bilgilerini kontrol edin. Şirkette %25'ten fazla hisse veya oy hakkına sahip kişiler PSC olarak kayıtlı olmalıdır.

6. £34 ödeme yapın. Ödeme kredi kartı veya banka kartıyla online olarak gerçekleştirilir. Ödeme onaylandıktan sonra beyanname işleme alınır.

7. Onay e-postasını saklayın. Companies House, başvuruyu genellikle 24 saat içinde onaylar ve teyit e-postası gönderir.

Not: Confirmation Statement, yılda yalnızca bir kez £34 ödenerek sunulabilir. Aynı 12 aylık dönemde birden fazla güncelleme yapılması gerekirse ek ücret alınmaz.

Temel Noktalar

• Confirmation Statement sunma zorunluluğu, Companies Act 2006 kapsamında tüm İngiltere tescilli limited şirketlere uygulanır.
• Son tarih, bir önceki beyanname tarihinden veya şirket kuruluş tarihinden itibaren 12 ay + 14 gündür.
• Yıllık ücret £34 olup yalnızca online ödeme kabul edilir; posta ile sunumda ücret £62'ye çıkar.
• Confirmation Statement sunulmazsa Companies House şirketi "dormant" ilan edebilir ve ardından sicilden silebilir.
• Şirkette hiçbir değişiklik olmasa bile beyanname her yıl sunulmalıdır; "değişiklik yok" beyanı da geçerli ve zorunludur.
• PSC kaydı eksik veya hatalıysa Confirmation Statement reddedilebilir.
• Companies House, son tarihten yaklaşık 4 hafta önce kayıtlı e-posta adresine hatırlatma gönderir.
• Confirmation Statement, vergi beyannamesi (Corporation Tax Return) veya hesapların (Annual Accounts) sunulmasıyla karıştırılmamalıdır; bunlar ayrı yükümlülüklerdir.

Pratik Uygulama

Senaryo 1 — Türkiye'den uzaktan yönettilen bir şirket: Türkiye'de yaşayan bir direktör, İngiltere'de kurduğu e-ticaret şirketinin Confirmation Statement'ını Companies House'un online portalı üzerinden Türkiye'den sunabilir. Fiziksel olarak İngiltere'de bulunma zorunluluğu yoktur.

Senaryo 2 — Yeni hissedar eklenmesi: Şirkete yeni bir ortak dahil edildiğinde, bu değişiklik önce ayrı bir bildirimle (SH01 formu) Companies House'a iletilir. Ardından bir sonraki Confirmation Statement'ta hisse yapısı güncel olarak teyit edilir.

Senaryo 3 — Kayıtlı adres değişikliği: Şirketin kayıtlı adresi değiştirildiyse bu güncelleme AD01 formuyla ayrıca bildirilir. Confirmation Statement, bu adres değişikliğinin güncel kayıtta yer aldığını onaylar.

Senaryo 4 — Muhasebeci aracılığıyla sunum: BritGate gibi ACSP (Authorised Corporate Service Provider) statüsündeki muhasebe şirketleri, müşterileri adına Confirmation Statement sunabilir. Bu durumda direktörün Authentication Code'unu muhasebecisiyle paylaşması yeterlidir.

Avantajlar ve Sınırlamalar

Avantajlar

• Düşük maliyet: Yıllık £34, İngiltere'deki şirket yükümlülükleri arasında en düşük maliyetli olanlardan biridir.
• Hızlı işlem: Online sunum genellikle 24 saat içinde onaylanır.
• Uzaktan yapılabilir: İngiltere'de ikamet etmek gerekmez; internet bağlantısı yeterlidir.
• Şeffaflık sağlar: Güncel kayıtlar, şirketin iş ortakları ve bankalar nezdinde güvenilirliğini artırır.

Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Authentication Code kaybolursa yeni kod talep etmek 5-7 iş günü sürebilir; bu durum son tarihleri tehlikeye atabilir.
• Confirmation Statement, diğer yükümlülüklerin yerini almaz. Yıllık hesaplar (Annual Accounts) ve Corporation Tax Return ayrıca sunulmalıdır.
• PSC bilgisi eksikse beyanname işleme alınmaz ve ek süre gerekmez; bu bilginin önceden tam olması gerekir.
• Son tarih takibi direktörün sorumluluğundadır. Companies House'un hatırlatma e-postası gönderememesi (eski e-posta adresi vb.) direktörün yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Sık Yapılan Hatalar veya Yanlış Bilinenler

Yanlış: "Şirkette değişiklik olmadıysa Confirmation Statement sunmak gerekmez." Doğru: Confirmation Statement, değişiklik olup olmadığından bağımsız olarak her yıl sunulması zorunlu bir belgedir.

Yanlış: "Confirmation Statement ile yıllık hesaplar aynı şeydir." Doğru: Confirmation Statement yalnızca şirket bilgilerini teyit eder; finansal tabloları içermez. Yıllık hesaplar ayrı bir belge olarak ayrı bir son tarihte sunulur.

Yanlış: "Confirmation Statement sunmazsam sadece para cezası öderim." Doğru: Confirmation Statement sunulmadığında Companies House şirketi sicilden silebilir (strike off). Ayrıca direktörler hakkında cezai işlem başlatılabilir.

Yanlış: "Ödeme yapılmadan da sunum tamamlanabilir." Doğru: £34 ödenmeden Confirmation Statement işleme alınmaz; ödeme, sunumun zorunlu bir parçasıdır.

Yanlış: "Her yıl yeni bir Authentication Code almak gerekir." Doğru: Authentication Code değişmez; şirket kurulduğunda bir kez atanır ve aynı kod sonraki tüm başvurularda kullanılır.